Rechnung schreiben als Handwerker, mit allen Pflichtangaben, Fristen und Aufbewahrungsregeln

Stand: 15. Oktober 2026. Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Diese Angaben gehören auf jede Rechnung

Was auf eine Rechnung muss, steht in § 14 Abs. 4 UStG. Die Liste ist wichtig, weil ein Firmenkunde die Umsatzsteuer aus Ihrer Rechnung nur dann als Vorsteuer abziehen darf, wenn die Rechnung diesen Vorgaben entspricht (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Fehlt etwas, kann er die Vorsteuer erst nach einer Berichtigung ziehen, und Ihr Geld kommt womöglich später.

Diese Angaben verlangt das Gesetz:

1. Ihr vollständiger Name und Ihre vollständige Anschrift, dazu Name und Anschrift Ihres Kunden.
2. Ihre Steuernummer vom Finanzamt oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
3. Das Ausstellungsdatum.
4. Eine fortlaufende Rechnungsnummer. Sie darf aus einer oder mehreren Zahlenreihen bestehen, jede Nummer darf aber nur einmal vergeben werden.
5. Menge und Art des gelieferten Materials oder Umfang und Art Ihrer Arbeit. Beschreiben Sie so, dass jeder versteht, was Sie gemacht haben.
6. Den Zeitpunkt der Leistung. Es genügt der Kalendermonat, in dem Sie die Arbeit ausgeführt haben (§ 31 Abs. 4 UStDV).
7. Das Entgelt ohne Umsatzsteuer, aufgeteilt nach Steuersätzen, und jede vorab vereinbarte Minderung wie ein Skonto, sofern sie nicht schon eingerechnet ist.
8. Den Steuersatz und den Steuerbetrag. Ist die Leistung steuerfrei, steht hier ein Hinweis auf die Befreiung.
9. Bei Arbeiten am Grundstück für Privatkunden einen Hinweis auf deren Aufbewahrungspflicht. Mehr dazu weiter unten.
10. Das Wort „Gutschrift“, wenn Ihr Auftraggeber die Abrechnung für Sie erstellt.

Kleine Rechnungen bis 250 Euro

Übersteigt der Gesamtbetrag der Rechnung 250 Euro nicht, reichen weniger Angaben (§ 33 UStDV): Name und Anschrift Ihres Betriebs, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz. Name und Anschrift des Kunden und eine Rechnungsnummer verlangt § 33 UStDV nicht. Für Bauleistungen nach § 13b UStG gilt diese Erleichterung nicht.

Bauleistungen für andere Baubetriebe

Arbeiten Sie als Nachunternehmer, kann sich die Steuerschuld umdrehen. Bauleistungen sind nach § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen. Planungs- und Überwachungsleistungen zählen nicht dazu.

Erbringen Sie eine solche Leistung für einen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet er die Umsatzsteuer (§ 13b Abs. 5 UStG). Davon ist auszugehen, wenn ihm sein Finanzamt dafür eine gültige Bescheinigung erteilt hat. Auf Ihre Rechnung gehört dann kein Steuerbetrag, dafür der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG).

Anzahlung und Schlussrechnung

Für eine Anzahlungsrechnung gelten dieselben Pflichtangaben (§ 14 Abs. 5 UStG). In der Schlussrechnung ziehen Sie die Anzahlungen, die Sie schon erhalten haben, samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer ab. Sonst weisen Sie die Steuer doppelt aus.

Bis wann die Rechnung beim Kunden sein muss

In drei Fällen müssen Sie innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG):

• bei Leistungen an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen,
• bei Leistungen an eine juristische Person, die kein Unternehmer ist,
• bei steuerpflichtigen Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, und zwar an jeden Kunden, also auch an Privatleute.

Damit gilt die Frist auch für Arbeiten an Haus oder Wohnung eines Privatkunden, soweit sie mit dem Grundstück zusammenhängen.

Der Pflichthinweis für Privatkunden

In diesen Grundstücksfällen muss auch Ihr Privatkunde etwas tun. Er hat die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Darauf müssen Sie ihn in der Rechnung hinweisen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG).

Ein möglicher Wortlaut, als Beispiel: „Sie sind nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.“

Wann Ihr Geld fällig ist und wann es verjährt

Beim Werkvertrag ist die Vergütung mit der Abnahme fällig (§ 641 Abs. 1 BGB). Beim Bauvertrag, etwa für den Bau, Umbau oder die wesentliche Instandhaltung eines Bauwerks (§ 650a BGB), braucht es zusätzlich eine prüffähige Schlussrechnung (§ 650g Abs. 4 BGB). Prüffähig ist sie, wenn sie die erbrachten Leistungen übersichtlich auflistet und für den Kunden nachvollziehbar ist. Erhebt der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwände gegen die Prüffähigkeit, gilt sie als prüffähig.

Verzug ohne Mahnung

Zahlt ein Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, kommt er spätestens dann in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Privatkunden gilt das nur, wenn Sie in der Rechnung ausdrücklich darauf hinweisen. Ein Satz genügt, zum Beispiel: „Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung, kommen Sie ohne weitere Mahnung in Verzug.“

Verjährung

Ihr Anspruch auf Bezahlung verjährt regelmäßig nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie davon wissen oder ohne grobe Fahrlässigkeit wissen müssten (§ 199 Abs. 1 BGB). Eine Forderung aus dem Jahr 2026 verjährt danach in der Regel mit Ablauf des 31. Dezember 2029.

Kleinunternehmer seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Grenzen. Sie sind Kleinunternehmer, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Ihre Umsätze sind dann steuerfrei. Im Jahr der Gründung gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung schon im laufenden Jahr die Grenze von 25.000 Euro. Und wer im laufenden Jahr die 100.000 Euro überschreitet, versteuert bereits den Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, nicht erst ab dem Folgejahr.

Für Ihre Rechnungen gilt § 34a UStDV. Diese Angaben reichen:

1. vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden,
2. Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
3. Ausstellungsdatum,
4. Menge und Art des Materials oder Umfang und Art der Arbeit,
5. das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt,
6. das Wort „Gutschrift“, wenn ausnahmsweise Ihr Kunde die Abrechnung erstellt.

Ein möglicher Hinweis, als Beispiel: „Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“

Eine Rechnungsnummer verlangt § 34a UStDV nicht. Für Ihre Buchhaltung und den Überblick über offene Posten ist eine fortlaufende Nummer trotzdem sinnvoll. Weisen Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer aus. Tun Sie es doch, schulden Sie den ausgewiesenen Betrag nach § 14c Abs. 1 UStG, bis Sie die Rechnung berichtigen. Bei Rechnungen an Privatkunden entsteht nach Auffassung der Finanzverwaltung keine Steuer. Eine E-Rechnung müssen Sie als Kleinunternehmer nicht ausstellen (§ 34a Satz 4 UStDV): Papier geht immer, ein PDF, wenn der Empfänger zustimmt (§ 14 Abs. 1 UStG).

Den Lohnanteil getrennt ausweisen

Privatkunden können für Handwerkerleistungen bei Renovierung, Erhaltung und Modernisierung eine Steuerermäßigung beantragen. Sie beträgt 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens 1.200 Euro (§ 35a Abs. 3 EStG). Hat Ihr Kunde für Arbeitskosten zum Beispiel 2.000 Euro bezahlt, sind das bis zu 400 Euro weniger Einkommensteuer.

Dafür gelten drei Bedingungen aus § 35a Abs. 5 EStG:

• Begünstigt sind nur Arbeitskosten. Material zählt nicht.
• Der Kunde braucht eine Rechnung.
• Er muss auf Ihr Konto zahlen, etwa per Überweisung, Lastschrift oder Karte. Bei Barzahlung entfällt die Ermäßigung.

Für öffentlich geförderte Maßnahmen, bei denen der Kunde zinsverbilligte Darlehen oder steuerfreie Zuschüsse nutzt, gilt die Ermäßigung nicht (§ 35a Abs. 3 Satz 2 EStG).

Für Ihre Rechnung heißt das: Weisen Sie Arbeitskosten und Material in getrennten Positionen aus, damit Ihr Kunde den Anteil belegen kann. Und bitten Sie Privatkunden um Überweisung statt Barzahlung.

Wie lange Sie Rechnungen aufheben müssen

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz ist die Frist für Rechnungen und Buchungsbelege seit 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre gesunken. Sie gilt für alle Unterlagen, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (§ 27 Abs. 40 UStG, Art. 97 § 19a EGAO).

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG). Eine Rechnung aus dem Jahr 2017 durften Sie danach grundsätzlich seit dem 1. Januar 2026 vernichten.

Es gibt eine wichtige Ausnahme. Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Fragen Sie deshalb Ihre Steuerberatung, bevor Sie alte Ordner leeren.

Und die E-Rechnung?

Für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland sieht das Gesetz die E-Rechnung bereits vor (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Übergangsregeln erlauben Papier und PDF je nach Vorjahresumsatz noch bis Ende 2026 oder Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG), ein PDF auch dann nur mit Zustimmung des Empfängers. Rechnungen bis 250 Euro dürfen dauerhaft auf Papier oder, mit Zustimmung, als PDF gehen (§ 33 Satz 4 UStDV). Welche Stichtage für Ihren Betrieb gelten, zeigt unser kostenloser E-Rechnungspflicht-Check.

Österreich in Kürze

Auch in Österreich müssen Sie eine Rechnung ausstellen, wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten oder eine steuerpflichtige Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück für Privatleute erbringen. Die Frist beträgt ebenfalls sechs Monate nach Ausführung (§ 11 Abs. 1 Z 1 UStG 1994).

Ab einem Gesamtbetrag über 400 Euro gehören nach § 11 Abs. 1 Z 3 UStG 1994 auf die Rechnung:

• Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden,
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung,
• Tag oder Zeitraum der Leistung,
• Entgelt und Steuersatz sowie der Steuerbetrag,
• Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer,
• Ihre UID-Nummer, soweit Sie im Inland Umsätze mit Recht auf Vorsteuerabzug ausführen,
• bei einem Gesamtbetrag über 10.000 Euro an ein Unternehmen auch dessen UID-Nummer.

Für Bauleistungen an andere Bauunternehmer schuldet in Österreich der Kunde die Steuer (§ 19 Abs. 1a UStG 1994). Dann steht auf der Rechnung kein Steuerbetrag, dafür die UID-Nummer des Kunden und der Hinweis, dass er die Steuer schuldet (§ 11 Abs. 1a UStG 1994).

Bei einer Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro Gesamtbetrag reichen neben dem Ausstellungsdatum Ihr Name und Ihre Anschrift, Menge und Art der Leistung, Tag oder Zeitraum der Leistung, Entgelt und Steuer in einer Summe sowie der Steuersatz (§ 11 Abs. 6 UStG 1994).

Für Kleinunternehmer gilt in Österreich seit 1. Jänner 2025 eine Umsatzgrenze von 55.000 Euro. Sie darf im Vorjahr nicht überschritten worden sein und im laufenden Jahr nicht überschritten werden (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994). Wird die Grenze um nicht mehr als 10 Prozent überschritten, gilt die Befreiung bis zum Jahresende. Kleinunternehmer dürfen die vereinfachte Rechnung unabhängig vom Betrag verwenden (§ 11 Abs. 6 UStG 1994). Weisen Sie auf einer Rechnung an ein Unternehmen trotzdem Umsatzsteuer aus, schulden Sie den Betrag, solange Sie die Rechnung nicht berichtigen (§ 11 Abs. 12 UStG 1994). Ein Doppel jeder Rechnung bewahren Sie in Österreich sieben Jahre auf.

Rechnungen per Sprachnachricht

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